Il lockdown del nostro Paese, utile a contrastare la diffusione del coronavirus, ci ha improvvisamente catapultato nella fitta selva di piattaforme digitali utili per lavorare “da casa”. Quello che traspare è che lo smartworking sarà una realtà sempre più presente nel futuro ed è di fondamentale importanza restare aggiornati sul tema. Per questo motivo abbiamo voluto stilare una semplice lista dei migliori strumenti per aumentare la produttività in regime di smartworking: un kit di base per chi vuole ottenere il massimo dai servizi digitali più produttivi del momento.
Google Drive
Il cloud è alla base della digitalizzazione del nostro ufficio. Google Drive è un’ottima applicazione di partenza perchè consente di portare sempre con noi tutti i documenti necessari, senza occupare la memoria del telefono. Documenti, fogli excel, foto o materiale video tutto può essere caricato sul nostro account personale. In più abbiamo la possibilità di condividere qualsiasi file con colleghi e amici in modo da lavorare allo stesso progetto contemporaneamente ma da remoto. Per iniziare a lavorare in rete nel modo corretto è giusto partire dai servizi in cloud e costruire il proprio archivio digitale.
Valide alternative: Dropbox; Box.
Microsoft Teams
L’hub Teams di Microsoft mette a disposizione una piattaforma ideale per lo smartworking e per valorizzare le potenzialità della propria “squadra” di lavoro da remoto. Oltre a creare una stanza virtuale in cui confrontarsi con i propri colleghi in videochiamata, viene data la possibilità di integrare il pacchetto Office 365 e quindi di utilizzare, modificare e condividere in tempo reale documenti in Word, Power Point ed Excel.
Tra le funzionalità ci sono la condivisione dello schermo e la possibilità di utilizzare una lavagna elettronica, anche utilizzando lo smartphone. Inoltre è possibile integrarlo a Teams for Education specifico per amministratori ed insegnanti di creare delle vere e proprie classi
di apprendimento virtuali.
Valide Alternative: Skype; Hangouts.
Trello
Trello è un’applicazione web e mobile in stile Kanban, un metodo finalizzato a favorire le operazioni di un team di lavoro.
Trello permette ad ogni utente di creare a propria scheda che indica le attività di cui occuparsi ed è strutturata per supportare i gruppi di lavoro nella organizzazione delle attività e di gestire contemporaneamente i diversi progetti portati a cui si sta lavorando.
Ogni attività è divisa in task (compiti) che puoi creare, descrivere e integrare con contenuti allegati per poi assegnarli a determinati elementi del team. Per tracciare l’avanzamento delle attività si modifica lo status delle schede: da “bozza”, passando da “in lavorazione” per poi essere “completate”.
A tutto il procedimento può essere segnata una scadenza in modo da ottimizzare la produttività.
Valide alternative: Asana; Pivotal; Calendar.
Zoom Meeting
Zoom Meeting è una piattaforma utile ad effettuare videoconferenze tra un numero significativo di partecipanti. Il servizio funziona sia su computer sia sui dispositivi mobili ed offre la possibilità di connettere fino a 100 persone contemporaneamente. La versione gratuita, chiamata Basic, offre una connessione limitata a 40 minuti con la possibilità di condividere lo schermo tra i partecipanti ed utilizzare una lavagna elettronica.
Iniziare ad utilizzarla è molto semplice, chi genera l’invito ospita l’evento e può condividerlo ai partecipanti che potranno accedervi cliccando al link ricevuto.
Slack
Slack è un software di messaggistica che pensato per i gruppi di lavoro e riesce a combinare in parte le funzionalità di programmazione operativa di Trello e la gestione del lavoro di squadra di Teams.
Oltre a permetterti di chattare privatamente con i singoli colleghi o chiamarli con la tecnologia VoIP, Slack consente di creare dei canali o gruppi di lavoro che puoi suddividerli per progetto o cliente.
La piattaforma consente di caricare file utili per il lavoro e si integra perfettamente con altre app di task-management (ad esempio Trello) che possono essere inserite come plug-in.
I vari canali di progetti o lavori creati possono essere resi pubblici, o nascosti, a determinati membri del team per evitare possibili interferenze.
Slack risulta utile come strumento anche per gestire un eventuale sito web per monitorare determinati plugin, come le chat con i clienti che visitano il tuo sito.
Valide alternative: Cisco Web Meeting.
In definitiva gli strumenti digitali per lo smart working offerti dal mercato sono molti e differenti tra di loro, bisogna trovare quello giusto per le proprie esigenze. Con questa guida abbiamo pensato di offrire un kit base e pronto all’uso per implementare la propria produttività in regime di smartworking.
